Paperless Office (PLO) Application Design at the Medan Mayor's Office

Abstract

Penerapan administrasi sangat penting bagi suatu perusahaan, organisasi, maupun instansi dalam memantau kegiatan pengorganisasian guna berjalan lancar dan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Urusan surat menyurat merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan administrasi. Aktivitas kerja di Kantor Walikota Medan pun tidak terlepas dari administrasi terutama untuk urusan surat menyurat. Namun penerapan administrasi di Kantor Walikota Medan masih menggunakan sistem administrasi manual. Penyelenggaraan administrasi manual tersebut mengalami beberapa kendala serta membutuhkan banyak biaya, waktu, dan tenaga. Untuk itu dibutuhkan penerapan sistem paperless office guna meningkatkan efektivitas kerja menjadi lebih baik. Penerapan sistem paperless office membantu mengurangi penggunaan kertas karena dokumen dalam bentuk kertas digantikan dengan dokumen dalam format elektronik seperti word, pdf, dan sebagainya sehingga tidak membutuhkan banyak ruangan untuk penyimpanan. Pencarian data juga dilakukan dengan mudah dan cepat karena petugas atau pegawai dapat dilihat melalui database yang terdapat pada instansi tersebut. Aplikasi paperless office ini diharapkan dapat membantu instansi tersebut dalam meningkatkan kinerja para pegawai dan pelayanan publik.